Análise dos motivos de fracasso no processo de compras de medicamentos no Hospital de Clínicas de Porto Alegre

Abstract

Introdução: A cadeia de suprimentos desempenha um papel fundamental na aquisição e no abastecimento dos medicamentos que serão entregues às áreas demandantes, a fim de atender ao paciente. Para que não haja rupturas de estoque, é necessário que as licitações sejam bem-sucedidas. Objetivo Geral: Identificar e analisar os motivos de “fracasso” nos processos de compra de medicamentos em um hospital universitário de grande porte. Objetivos Específicos: Identificar os fatores de “fracasso” nos processos de compra; analisar as vantagens e desvantagens das ferramentas de apoio utilizadas na elaboração do preço objetivo para os processos de compras “fracassados”; elaborar um questionário, a fim de identificar junto a 50 fornecedores as razões da não participação nas licitações do HCPA. Métodos: Os itens fracassados ou desertos foram avaliados individualmente dentro de cada processo de compras, classificados quanto aos motivos da falta de êxito como: preço acima da expectativa, deserto, marca não homologada e inabilitação do fornecedor. Em outro aspecto foi avaliada as vantagens e desvantagens das ferramentas de apoio para cada um dos itens que fracassaram por preço acima da expectativa. Identificou-se qual foi a fonte utilizada para elaboração do preço objetivo e qual foi o percentual de aproveitamento. O estudo desenvolveu e aplicou um questionário com perguntas diretas e curtas, que foi direcionado a 50 fornecedores. Resultados: Os principais motivos de fracasso encontrados no estudo foram: Preço acima da expectativa e deserto, correspondendo a aproximadamente 87% dos itens que não tiveram sucesso na licitação. Vinte itens foram comprados após processo licitatório fracassado e em 75% destes o preço final de aquisição, por dispensa de licitação, ficou superior ao previsto no pregão, enquanto em apenas 20% houve redução do preço de aquisição em comparação ao do pregão. Conclusão: Com base no estudo e na literatura vigente, foi proposta a criação de um manual, a fim de tentar reduzir o número de medicamentos fracassados em licitações no HCPA.

Introduction: The supply chain plays a fundamental role in the acquisition and supply of medicines that will be delivered to the demanding areas, in order to serve the patient. So that there are no stockouts, it si necessary that the bids are successful. Objective: To identify and analyze the reasons for "failure" in drug purchasing processes in a large university hospital. Specifics objectives: Identify the “failure” factors in the purchasing processes; Analyze the advantages and disadvantages of the support tools used in preparing the target price for “failed” purchasing processes; Prepare a questionnaire in order to identify with 50 suppliers the reasons for not participating in the HCPA bids. Methods: The study individually analyzed each item that failed or was deserted within each purchasing process, after the classification of the items that were not successful for the reasons: failed for price above expectations, desert, failed brand not approved and failed by disabling the provider. It was analyzed the use of support tools in each of the items that failed due to a price above expectations. It was identified which source was used to prepare the target price and what was the percentage of use. Questionnaire development: closed with direct and short questions, which was applied to 50 suppliers. Results: The main reasons for failure found in the study were: Price above expectations and desert, corresponding to approximately 87% of the items that were not successful in the bidding. Twenty items were purchased after a failed bidding process and in 75% of the items, the final purchase price, due to the waiver of the bidding, was higher than expected in the auction, while in only 20% there was a reduction in the acquisition price compared to the auction. Conclusion: Based on the study and the current literature, it was proposed to create a manual, in order to try to reduce the number of failed medicines in HCPA bids.