A gestão documental e as contribuições da ISO 15489 e do E-ARQ Brasil para a gestão de documentos digitais

Abstract

Através de uma metodologia de pesquisa bibliográfica e exploratória e de um recorte histórico que vai da invenção da escrita até o nascimento oficial da Arquivologia na Revolução Francesa, este trabalho busca apresentar a evolução dos arquivos e a mudança de paradigmas da Arquivologia em direção à gestão documental. A gestão de documentos é um tema de fundamental importância na atualidade e necessitamos conhecê-lo com propriedade. Apresentaremos também a Norma ISO 15489 e o Modelo de Requisitos E-Arq Brasil, seus objetos que são o documento arquivístico digital e convencional, a comparação de suas metodologias e suas contribuições para o tema da gestão documental. Ter o conhecimento das normas somado a uma compreensão global sobre a gestão documental é importante para que se possa atuar de forma mais correta, positiva e segura na execução e nas decisões pertinentes ao trabalho de arquivo. As contribuições destes documentos oficiais devem ser consideradas sem distinções e de forma equivalente, pois a integração e complementaridade das normas de gestão serão ainda mais evidentes quando se terminar o processo de convergência iniciado na ISO. Todas as normas de gestão partilharão a estrutura, requisitos comuns e terminologia.

A través de una metodología de pesquisa bibliográfica y exploratoria e un perfil histórico que va desde la invención de la escrita hasta el nacimiento oficial de la Archivística en la Revolución Francesa, el presente estudio tiene por objetivo presentar la evolución de los archivos y el cambio de paradigmas de la Archivística hacia la gestión de documentos. La gestión de documentos es un tema de fundamental importancia en la actualidad y necesitamos conocerlo con propiedad. También vamos a presentar la ISO 15489 y el Modelo de Requisitos E-Arq Brasil, sus objetos que son el documento archivístico convencional y digital, la comparación de sus metodologías y sus contribuciones al tema de la gestión de documentos. Tener el conocimiento de las normas aliado a una comprensión global de la gestión documental es importante para que se pueda actuar más correctamente, de manera positiva y segura en la ejecución y también las decisiones pertinentes al trabajo en los archivos. Las contribuciones de estos documentos oficiales deben ser consideradas sin distinciones y de modo equivalente, pues la integración y la complementariedad de las normas de gestión serán aún más evidentes cuando se completar el proceso de convergencia a partir de la Norma ISO. Todas las normas de gestión compartirán estructura, requisitos comunes y terminología.