Dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias : um modelo baseado em processos de negócio

Abstract

A biblioteca universitária tem importante papel no provimento das necessidades informacionais do ensino e da pesquisa, através de suas funções de formação e desenvolvimento de coleções, controle bibliográfico do acervo, prestação de serviços de informação e gestão. Sua manutenção, nas universidades públicas federais brasileiras, é onerosa, justificando a necessidade de uma gestão mais eficiente e alocação de recursos mais estratégica e equitativa. Um dos pontos do planejamento estratégico é o planejamento da força de trabalho, que define a quantidade de pessoas necessárias por área ou processo em uma organização. O objetivo deste estudo é propor um modelo de dimensionamento da força de trabalho em bibliotecas universitárias, por meio da análise de seus processos de negócio. Foi utilizado o método exploratório sequencial misto, para explorar e entender os processos, práticas e parâmetros que envolvem as atividades desenvolvidas pela biblioteca universitária, tendo como cenário as 28 bibliotecas setoriais vinculadas a unidades acadêmicas que compõem o Sistema de Bibliotecas da UFRGS. Na etapa qualitativa, utilizando a técnica de grupo focal com três bibliotecas típicas, as atividades inerentes às bibliotecas foram estruturadas em processos e subprocessos, foi determinado o percentual de tempo neles despendido, sua importância e os profissionais envolvidos. Questionários foram aplicados ainda a 14 bibliotecas, para que se obtivesse a percepção dos gestores sobre a importância das atividades e se identificassem os profissionais envolvidos. Na etapa quantitativa, foram selecionadas variáveis a serem associadas às atividades e definidos modelos de regressão. Como resultados, obteve-se o mapa de processos do Sistema de Bibliotecas da UFRGS, determinou-se o tempo despendido para execução dos processos, relacionou-se a importância atribuída às atividades de acordo com a classificação dos processos, identificaram-se os recursos humanos atuais e desejados, para finalmente apresentar um modelo empírico de dimensionamento da força de trabalho no Sistema de Bibliotecas da UFRGS, aplicável às demais bibliotecas universitárias públicas brasileiras.

Academic libraries have an important role in fulfilling the informational needs of teaching and research through its functions of collections formation and development, bibliographic control of the collection, provision of information services and management. Its maintenance in Brazilian federal public universities is costly, justifying the need for more efficient management and more strategic and equitable resource allocation. One of the aspects of strategic planning is workforce planning, which defines the number of people needed by area or process in an organization. The purpose of this study is to propose a model of workforce allocation in academic libraries through the analysis of their business processes. A mixed sequential exploratory method was used to explore and understand the processes, practices and parameters related to the activities developed by academic libraries, based on the 28 sector libraries pertaining to academic units that constitute UFRGS Library System. In the qualitative stage, the inherent activities of the libraries were structured in processes and subprocesses using focal group technique with three typical libraries, the percentage of time spent in them, their importance, and the profile of the involved executors were determined. Questionnaires were also applied to 14 libraries to obtain the managers' perception about the importance and profile of the workforce. In the quantitative stage, variables associated to the activities were selected and regression models were defined. As a result, the UFRGS Library System process map was obtained, the time spent to execute the processes was determined, the importance assigned to the activities was associated to the processes classification, the current and desired human resources profiles were identified, and an empirical model of workforce allocation in the UFRGS Library System was eventually presented, applicable to other Brazilian public academic libraries.