Implantação de práticas Lean nos processos administrativos de um escritório

Abstract

A aplicação dos conceitos da produção enxuta aos processos das áreas administrativas é denominada de Lean Office (TAPPING; SHUKER, 2003). Essa prática tem demonstrado resultados positivos para as organizações que conseguem aplicá-los de forma estruturada e sustentar suas melhorias. Todavia a aplicação do Lean Office não é tão intuitiva e evidente como na manufatura, devido à intangibilidade do fluxo de valor, que é baseado em informações e conhecimentos ao invés de produtos mensuráveis. O objetivo deste estudo é implementar e avaliar melhorias nos processos da área financeira de uma indústria de autopeças, baseado nos conceitos do Lean Office. A presente pesquisa apresenta os seguintes aspectos metodológicos: pesquisa quali-quantitativa e pesquisa aplicada. Para a implantação dos conceitos Lean no ambiente analisado, foram utilizados como base os passos propostos por Lima et al (2015), adaptados de Tapping e Shuker (2003), sendo realizado o mapeamento de três processos principais da área para então realizar o mapeamento da situação atual, identificar os desperdícios e propor uma situação futura que incorpore as melhorias. Os resultados da pesquisa mostraram que os objetivos foram alcançados e que a aplicação da metodologia Lean Office foi benéfica para a empresa, gerando processos mais ágeis com uma redução no lead time total de 338 minutos por semana e 66,7%, 32% e 55,6% para os processos 1, 2 e 3 respectivamente, reduzindo o tempo despendido pelos funcionários ao realizar atividades repetitivas e que não agregam valor para a empresa. Além dos resultados percebidos nos processos, o departamento financeiro teve uma mudança de cultura muito positiva, uma vez que se estabeleceram indicadores e um acompanhamento semanal dos mapeamentos e melhorias. Por fim, conclui-se que a busca pela melhoria contínua nos processos administrativos contribui para o alcance da excelência organizacional.

The application of lean manufacturing concepts to the administrative areas is called Lean Office (TAPPING; SHUKER, 2003). This practice has shown positive results for organizations that are able to apply them in a structured way and sustain their improvements. However, the application of Lean Office is not as intuitive and evident as in manufacturing, due to the intangibility of the value stream, which is based on information and knowledge rather than measurable products. The objective of this study is to implement and evaluate process improvements in the financial area of an auto parts industry, based on Lean Office concepts. The present research has the following methodological aspects: quali-quantitative research and applied research. For the implementation of Lean concepts in the analyzed environment, the steps proposed by Lima et al (2015), adapted from Tapping and Shuker (2003), were used as a basis for the mapping of three processes from the finance department, in order to map the current situation, identify wastes and propose a future situation that incorporates improvements. The survey results showed that the objectives were achieved and that the application of the Lean Office methodology was beneficial for the company, generating more agile processes with a reduction in the total lead time of 338 minutes per week and 66.7%, 32% and 55 .6% for processes 1, 2 and 3 respectively, reducing the time spent by employees performing repetitive activities that do not add value to the company. In addition to the results perceived in the processes, the financial department had a very positive change in culture, since indicators were established, and a weekly monitoring of mappings and improvements was established. Finally, it is concluded that the search for continuous improvement in administrative processes contributes to achieving organizational excellence.