Gestão documental : uma proposta de programa para o Crea/RS

Abstract

A presente pesquisa busca, através da análise da realidade arquivística do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul (Crea/RS), propor um Programa de Gestão Documental ao Conselho. Essa proposta é resultado da necessidade detectada a partir da implantação de um sistema eletrônico para o registro e tramitação de processos administrativos no Conselho em cumprimento ao Decreto nº 8.539/2015. Nesse sentido, e levando em consideração a inexistência de um planejamento sobre implantação de gestão documental (GD), acredita-se que propor um programa, na atual realidade em que se apresentam os arquivos do Conselho, é a melhor iniciativa a ser tomada. Para chegar a uma proposta, optou-se pela utilização da Parte I do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, em que a GD está descrita de forma simples e dentro das diretrizes determinadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Além disso, o referido material apresenta uma metodologia específica, devidamente formulada pelo Conarq, para ser aplicada no planejamento e implantação de GD em órgãos e instituições interessadas. Pretende-se, ao final do estudo, apresentar ao Crea/RS a proposta devidamente documentada.

The present research seeks, through the analysis of the archival reality of the Regional Council of Engineering and Agronomy of Rio Grande do Sul (Crea/RS), to propose a Documental Management Program to the Council. This proposal is a result of the detected demand from the implementation of an electronic system for the registration and procedure of administrative processes in the council in compliance with Decree 8.539/2015. In this sense, and considering the lack of planning on implementation of documental management (GD), it is believed that proposing a program, in the current reality in which the files of the council are presented, is the best initiative to be taken. To reach a proposal, it was decided to use Part I of the Requirements Model for Computerized Systems of Archives Records Management - e-ARQ Brasil, where GD is described in a simple way and within the guidelines determined by the National Council of Archives (Conarq). Besides, this document presents a specific methodology, properly formulated by Conarq, to be applied in the planning and implementation of GD in interested organizations and institutions. It is intended, at the end of the study, to submit to Crea/RS the proposal duly documented.