Políticas arquivísticas de gestão de documentos

Abstract

Este trabalho apresenta uma análise sobre a implantação, a gestão e a ação da Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da Universidade Federal da Fronteira Sul.Com poucos estudos referentes a instituições com Política de Gestão Documental instituída, verificou-se a necessidade de realizar um trabalho que mostre a situação dos arquivistas frente às diretrizes da política e a opinião dos usuários em relação às diretrizes de gestão documental da instituição. Portanto realizou-se uma análise do histórico da instituição, o contexto do processo de implantação da política de gestão de documentos por uma universidade federal, análise do perfil dos arquivistas responsáveis pela gestão documental e implantação da política na instituição e, por fim uma análise do perfil de parte dos usuários e suas percepções perante os instrumentos institucionais. Como metodologia, utilizou-se de pesquisa bibliográfica para esclarecer os conceitos de política pública, política arquivística, sistemas de arquivos e gestão documental. Após foi produzida uma pesquisa qualitativa com perguntas abertas e fechadas realizada junto aos arquivistas e usuários da política de gestão documental da universidade. Por fim, foi possível compreender que o sucesso de uma política de gestão de documentos está atrelado à cultura organizacional somada à prática das diretrizes incluídas no planejamento estratégico institucional.

This research presents an analysis of the implementation, management and action of the archival document management policy of the Federal University of Fronteira Sul. With few studies on institutions with a document management policy in place, there was a need to develop a research that shows the situation of archivists regarding the policy guidelines and the users' opinion regarding the institution's document management guidelines. Therefore, an analysis of the institution's history, the context of the document management policy implementation process by a federal university, an analysis of the profile of archivists responsible for document management, the implementation of the policy in the institution and, finally, an analysis of the profile of part of the users and their perceptions regarding institutional instruments. As a methodology, we used bibliographic research to clarify the concepts of public policy, archival policy, file systems and document management. Afterwards, a qualitative research with open and closed questions was carried out with the archivists and users of the university's document management policy. Finally, it was possible to understand that the success of a document management policy is linked to the organizational culture plus the practice of the guidelines included in the institutional strategic planning.