O mapeamento de processo como instrumento para a gestão do conhecimento : o caso da criação da função de secretária executiva em conselho de classe profissional

Abstract

Este trabalho objetiva demonstrar como o mapeamento de processos pode auxiliar como instrumento para a Gestão do Conhecimento das atribuições da – nova – função de Secretária Executiva no âmbito de um Conselho de Classe Profissional. Para viabilizar esse resultado, foi proposta a realização de uma pesquisa-ação com procedimentos metodológicos organizados em cinco etapas: (i) definição das atribuições, (ii) priorização de uma das atribuições com base em critérios pré-estabelecidos, (iii) coleta das informações dos processos envolvidos na atribuição priorizada, (iv) modelagem dos processos e (v) elaboração de manual. Com a conclusão destas etapas, através do mapeamento de processos, foi possível realizar a conversão dos conhecimentos tácitos em explícitos, potencializando a Gestão do Conhecimento. Por fim, todo o conhecimento explícito produzido poderá ser facilmente compartilhado para toda a instituição, por meio do manual elaborado. Assim, espera-se que este trabalho influencie a cultura da instituição para que a Gestão do Conhecimento seja uma prática frequente, aplicada em outros processos de trabalho, de forma a otimizar o compartilhamento dos conhecimentos existentes entre o corpo funcional, bem como oportunizar a otimização dos processos, refletindo na melhora do serviço público prestado à sociedade.

This research aims to demonstrate how process mapping can be an instrument for Knowledge Management of the assignments of the - new - Executive Officer role in the scope of a Professional Class Council. In order to achieve this result, an action research with methodological procedures organized in five stages was proposed: (i) definition of the assignments, (ii) prioritizing one of the assignments based on pre-established criteria, (iii) collecting data from the processes involved in the prioritized assignment, (iv) modelling the processes, and (v) preparing the manual. After concluding these stages and through process mapping, it was possible to convert tacit knowledge into explicit, potentializing Knowledge Management. Finally, all the explicit knowledge produced can be easily shared inside the institution through the manual. Moreover, it is expected that this research influences the institution’s culture, in a way that Knowledge Management becomes a frequent practice applied in other work processes, optimizing the sharing of the existing knowledge among the functional body and providing opportunities for the optimization of the processes, reflecting on the improvement of the public service provided to society.