A política de gestão documental do município de Porto Alegre : um recorte de 1970 a 2013

Abstract

Esta pesquisa faz um estudo, do ponto de vista de algumas teorias arquivísticas, da gestão documental da Prefeitura Municipal de Porto Alegre. Aponta a importância da gestão documental nos municípios como condição de cumprimento da legislação vigente, da eficácia e transparência da administração dos municípios e da disponibilização de informações aos cidadãos e aos pesquisadores para exercício da cidadania e para a pesquisa histórica. Identifica, nas duas instituições pesquisadas, que são responsáveis pela guarda, preservação e disponibilização da documentação do município de Porto Alegre, a presença destas teorias arquivísticas no tratamento dos documentos e seu reflexo na documentação permanente. Faz um recorte temporal, iniciando na década de 1970 quando ações importantes passam a ser tomadas, nestas instituições, com relação aos documentos produzidos pelo município até os dias atuais. Com base nos dados levantados e na comparação com as teorias arquivísticas, aponta conformidades e desconformidades no tratamento dos documentos decorrentes dessas ações ao longo do período pesquisado. Conclui constatando que o trabalho realizado até hoje teve aspectos positivos e negativos, que vem sendo modernizado ainda que muito lentamente e que a perspectiva da realização de uma Gestão Documental moderna e eficiente já é realidade no município de Porto Alegre.

This research makes a study of the Documents Management of the Municipal City hall of Porto Alegre on the point of view of some archival theories. It points the importance of the Document Management in the cities as condition of fulfilment of the current law, the effectiveness and transparency of the administration of the cities and the accessibility of information to the citizens and the researchers regarding to the exercise of the citizenship and the historical research. It identifies, in the two searched institutions, which are responsible for the guard, preservation and accessibility of the documentation of the city of Porto Alegre, the presence of these archival theories in the treatment of documents and its consequence in the permanent documentation. The research period was from the decade of 1970, when important actions starts to be taken, in both institutions, with regard to documents produced by the city, until the current days. On the basis of the data raised, and in the comparison with the archival theories, it points conformity and disconformities in the treatment of documents resulting from these actions throughout the searched period. It concludes with the evidence that the work carried through until today had positive and negative aspects, that come being modernized despite slowly, and that the perspective of the accomplishment of a modern and efficient Documents Management already is reality in the city of Porto Alegre.